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Les 10 outils essentiels en entreprise 

Business teamwork

Vu l’environnement complexe de la gestion d’entreprise, avoir des outils efficaces est important. Avec l’organisation du travail qui évolue en permanence, les entreprises sont contraintes de se munir de nouveaux outils toujours plus performants. Savoir utiliser les meilleurs outils numériques peut impacter sur le bon développement de votre entreprise. Ce peut être des programmes simples qui peuvent automatiser de nombreuses actions et digitaliser une partie de votre activité. En voici quelques-uns. 

  • Les outils CRM : un outil de transformation digitale incontournable

Le customer relationship management ou gestion de la relation client est essentiel dans une entreprise. Afin d’être au plus prêt de vos clients, qui sont de plus en plus connectés, vous devez mettre en place une stratégie tout aussi numérique pour les accompagner. D’où l’importance d’un site internet ou même d’une application mobile où il est nécessaire de pouvoir se démarquer en offrant une meilleure expérience pour les utilisateurs. Comme de nombreuses entreprises modernes, vous pourrez tirer profit de l’intelligence artificielle et de sa capacité à mieux comprendre vos cibles pour peaufiner et personnaliser votre approche. 

En tous les cas, utilisé à bon escient, le CRM peut vous permettre de recueillir des informations sur vos clients et les analyser. Tout comme il peut vous aider dans le développement des stratégies marketing digitales performantes pour répondre aux attentes de vos cibles. Vous pouvez alors mieux anticiper leurs attentes pour multiplier les ventes. 

Grâce au customer relationship management, il est possible d’assurer une meilleure communication avec vos clients et prospect. Ce qui vous sera aussi d’une grande utilité dans la mise en place d’un service après-vente efficace. Ceci impactera sur votre image sur le marché.  

  • Les outils de gestion dédiés aux ressources humaines 

La ressource humaine est sans doute le moteur de la gestion dans une entreprise. C’est ce qui vous permet notamment de vous entourer des meilleurs profils. Le tout est de savoir trier les candidatures et fidéliser les meilleures équipes. 

Il existe des outils de système d’information qui combinent toutes les activités des ressources humaines d’une entreprise. Ils s’appliquent à la fois à la gestion prévisionnelle des effectifs et celle des formations. Les éditeurs peuvent aussi proposer des outils plus spécifiques en fonction des tâches à réaliser au quotidien. Ce qui vous permet d’éviter les tâches chronophages et de vous concentrer sur des exercices plus importants pour la performance de l’entreprise.

  • Les appareils numériques : ordinateur, portables ou tablettes

Votre bureau numérique, que ce soit sur Windows ou iOS, c’est comme le fusil d’un soldat, le marteau d’un menuisier ou le scalpel d’un chirurgien. Vous devez savoir vous servir de votre ordinateur correctement. Ce peut être pour la numérisation des documents ou leur conservation, voire simplement pour l’utilisation des différents outils numériques dont les chefs d’entreprise peuvent profiter actuellement. 

Équipez-vous des meilleurs accessoires connectés pour faciliter la gestion de votre activité. Aussi bien l’ordinateur que la tablette ou le Smartphone devraient vous permettre de gérer les documents de votre entreprise comme de rester en contact avec les clients et les collaborateurs, etc. 

  • Les logiciels de numérisations

Pour une entreprise moderne et performante, vous ne pouvez vous passer de la numérisation. C’est devenu la nouvelle norme en ce qui concerne la gestion administrative et comptable des entreprises de toutes les tailles. 

Outre les logiciels Office, vous avez quelques plateformes de numérisation et de conversion de documents pour vous aider en ce sens. Ce qui vous permettra d’assurer aussi la sécurité de vos fichiers. 

  • Les outils de gestion de vos projets entrepreneuriaux 

Pensez également à centraliser vos projets en mettant en place une bonne organisation. Ce qui vous fera aussi gagner du temps dans l’administration de votre activité. Il vous faudra un espace collaboratif pour favoriser le travail en équipe, tout en imposant des normes comme des délais ou des briefs à vos collaborateurs. 

Ces outils permettent aussi de réaliser des suivis en temps réel et sur mesure des projets de chaque client. Ce qui aidera à l’accompagner à chaque étape de la prestation. Vous serez donc plus efficace et plus réactif. 

Grâce au partage de document, chacun apporte sa patte sur une seule interface. Ce qui aide à prévisualiser le projet dans son ensemble et à avancer plus facilement. On peut vous conseiller notamment Trello, Asana, Jira ou Monday, etc. 

  • Les outils de stockage en ligne 

Véritable indispensable de la gestion numérique de l’entreprise, les outils de stockage en ligne vont permettre en temps réel, à chaque collaborateur d’avoir accès à l’information. Ce ne sera pas la peine de se déplacer pour ce faire pour peu que vous ayez accès à internet. Ce peut être sur des plateformes très connues comme Dropbox, Drive, etc. 

Attention toutefois, les espaces de stockages digitaux de ce genre ont tout de même un plafond de capacité à respecter. Aussi, vous devez mettre en place une bonne stratégie pour l’organisation et le stockage de vos documents. Vous pouvez par exemple compresser PDFs sur votre navigateur  pour gagner quelques précieux Mo et pour vous y retrouver facilement sur ces espaces. 

  • Les outils de gestion de recrutement 

Le recrutement est une étape essentielle qui va impacter durablement votre entreprise. Par conséquent, vous devez pouvoir vous doter des outils adéquats pour trouver les meilleurs talents. Pour trouver le meilleur profil pour le poste, l’intelligence artificielle va se mettre à votre service. Ils sont munis de plusieurs indicateurs permettant de déterminer si un candidat présente le profil parfait ou non.  

Les outils de gestion de recrutement sont utilisés afin de gagner du temps et de réduire le nombre d’entretiens inutiles. Vous pouvez même partager les C.V et lettres de motivation avec vos collaborateurs et managers. Ce qui vous permettra de prendre une décision collective et éclairée. À l’heure actuelle, les outils les plus pertinents en la matière sont TalentSoft et SmartRecruiters. 

  • Les outils de gestion de contenus CMS ou content management system

Les CMS sont des logiciels qui permettent de créer et de gérer votre site internet ou votre application mobile. Ce qui vous aidera à être au plus près de vos clients. Il doit alors être soigné sur le plan graphique et apporter efficacement l’information recherchée. Il devra également offrir une véritable expérience utilisateur pour mettre à l’aise vos clients et vos visiteurs. 

Pour un site vitrine ou boutique en ligne, ces outils permettent d’intégrer de diverses fonctionnalités. Le content management system reste accessible à tous pour faire évoluer en permanence le site web. D’autre part, ces outils offrent l’avantage d’être plus accessible en termes de prix qu’un site sur mesure. Tel est le cas entre autres de WordPress, Drupal ou encore Prestashop.

  • Les outils de comptabilité 

Souvent considérée comme chronophage, la comptabilité nécessite aussi la mise en place d’une stratégie et l’utilisation d’outils sur mesure. Ces derniers permettent à toute entreprise de simplifier la rédaction et la gestion comptable, tout en économisant du temps pour ce faire. 

Outre les logiciels qui vous permettent de garantir la traçabilité de vos factures, vous avez également les éditeurs de devis et de factures. Il y a les programmes que vous pouvez synchroniser pour exporter ou importer des données bancaires. Nous pouvons par exemple vous proposer Autoentreprises, TPE/PME ou grandes entreprises.

  • L’automatisation du paiement

Il existe également des applications qui peuvent vous permettre de mieux gérer la paie des salariés. Elle vous sera d’une grande aide dans la gestion des absences et des notes de frais, le suivi du temps de travail et des retards, le suivi des congés, etc. Ce sont des informations utiles pour établir les fiches de paie. Les éditeurs vous proposent donc des plateformes à même de centraliser toutes ces données et de les mettre à jour en temps réel. Ce qui assurera une totale transparence et une certaine facilité dans ce genre de démarche. 

 

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