Les personnes qui travaillent avec de nombreux documents doivent souvent trouver des solutions pratiques pour les partager avec autrui. Par conséquent, il ne leur est pas toujours possible d’avoir accès à une imprimante multifonction avec un scanner pour numériser un document et l’enregistrer au format PDF ou autre.
En revanche, les téléphones portables deviennent progressivement de précieux instruments de travail et peuvent numériser des documents de qualité, qui peuvent être exportés en quelques minutes, même via WhatsApp, par exemple.
Dans cet article, nous allons parler de certaines des options qui vous permettront de numériser les documents avec la meilleure qualité sur Smartphone.
Numérisation à l’aide de l’application Notes.
Si vous utilisez un appareil iOS, vous n’aurez pas besoin de télécharger une application tierce car vous pourrez utiliser Notes, une application mobile gratuite et préinstallée qui vous permet de numériser vos documents à l’aide de l’appareil photo de votre appareil mobile. Les étapes sont simples à suivre et se présentent comme suit :
- Pour commencer, vous devez ouvrir l’application Notes à partir de votre écran d’accueil.
- Ensuite, vous devrez appuyer sur l’icône Nouvelle note afin de créer une nouvelle note, comme son nom l’indique.
- Dans la barre d’outils située au-dessus du clavier, appuyez sur l’icône circulaire du signe plus.
- Cela fera apparaître le menu, dans lequel vous pourrez choisir l’option Numériser les documents.
- Utilisez l’appareil photo de votre appareil mobile pour numériser le document en le prenant en photo.
- Vous pouvez décider si vous voulez reprendre le cliché ou le conserver en appuyant sur Terminé. Ensuite, appuyez sur Enregistrer pour que la numérisation apparaisse sur la note.
- Le document fait maintenant partie de vos documents numérisés. Pour partager uniquement le document, appuyez dessus pour l’ouvrir.
- Ensuite, appuyez sur l’icône de partage en haut à droite de l’écran pour faire apparaître un menu.
- Dans ce menu, vous pouvez envoyer le document numérisé à l’aide de vos applications, l’imprimer ou créer un PDF.
Télécharger une application de numérisation
Une autre façon de numériser un document avec votre smartphone consiste à télécharger une application mobile spécifique sur votre appareil. Ces applications peuvent convertir des documents textuels en fichiers PDF.
Bien sûr, si vous n’êtes pas habitués à télécharger des applications de ce genre, vous vous demanderez sûrement si cela en vaut la peine et si vos données seront réellement protégées et hors d’atteinte. Vous serez heureux d’apprendre que les applications de numérisation sont capables de fonctionner localement sans connexion Internet. Si vous ne téléchargez pas directement les numérisations que vous effectuerez en ligne et que vous utilisez simplement l’application pour numériser des documents, votre application de numérisation ne sera pas sujette aux menaces du Web.
Dans le cas où vous utilisez une application de scanner et téléchargez ou envoyez des fichiers directement sur Internet, la plupart des applications de numérisation vous assurent un cryptage sécurisé de bout en bout, mais vous pouvez également garantir votre sécurité en utilisant l’un des VPN Android les plus rapides gratuitement pour numériser et envoyer vos fichiers sans le moindre problème.
Maintenant que nous avons établi que ces applications sont tout à fait sécurisées et que vos données ne seront en aucun cas partagées à votre insu, il est temps de vous citer quelques-unes des plus notables parmi les différents choix possibles.
Google Drive
Etant une application préinstallée sur le système Android, Google Drive est utilisé par de nombreuses personnes pour conserver leurs fichiers en sécurité sur le ‘cloud’ (système de stockage à distance). Bien qu’il s’agisse de son objectif principal, Google Drive dispose également d’une fonction permettant de numériser des documents avec l’appareil photo du téléphone. Le point positif, bien sûr, est que tous les fichiers numérisés avec Google Drive sont déjà stockés dans le cloud.
Microsoft Office
La célèbre suite Microsoft connue pour Word et d’autres applications dispose également d’une fonction spécifique pour scanner des documents à partir du téléphone portable. Le processus en lui-même est très simple à réaliser, mais la grande différence est qu’Office est également capable de numériser des feuilles de calcul, qui peuvent désormais être exportées au format Excel.
Tout comme Google Drive, il est également important de rappeler que tous les fichiers numérisés avec Office peuvent être enregistrés directement sur le cloud. Outre le fait que ce processus peut être effectué dans l’application Office, Microsoft dispose également de l’application Office Lens, qui présente fondamentalement les mêmes caractéristiques et le même mécanisme, mais qui est dédiée à cette tâche.
CamScanner
Une autre option bien connue et disponible à la fois pour Android et iOS (système iPhone) est l’application CamScanner. Son différentiel est dû à certaines fonctions qui peuvent être très utiles, comme la suppression des trous dans une page de cahier, l’édition des textes scannés et l’organisation des documents par catégories.
Malgré son efficacité, il faut noter que les documents scannés avec la version gratuite du programme ont un petit filigrane et disposent d’une fonction OCR, ce qui permet une édition limitée du texte. Pour éliminer ces limitations, il est nécessaire de s’abonner au service, qui peut être annuel ou mensuel.
L’utilisation d’applications de numérisation populaires présente quelques avantages : elles vous permettent d’accéder aux documents depuis un cloud, disposent de puissantes fonctions d’édition et certaines sont même dotées d’un support OCR (reconnaissance optique de caractères). Dans la plupart des cas, vous devrez suivre les mêmes étapes pour obtenir une numérisation de bonne qualité de vos documents, quelle que soit l’application.
- Placez le document que vous souhaitez numériser sur une surface plate, comme un bureau ou une table.
- Ouvrez l’application de numérisation sur votre téléphone, puis suivez les instructions qui s’affichent. Le processus exact dépendra de votre application, mais vous devrez généralement placer l’appareil directement au-dessus du document, puis utiliser l’appareil photo de votre smartphone pour prendre une photo.
Le document sera enregistré sous forme d’image ou de fichier PDF sur votre appareil. Vous pouvez ensuite envoyer le fichier par courriel à quelqu’un d’autre, le télécharger sur votre ordinateur ou simplement l’enregistrer sur l’appareil pour vos dossiers.
La numérisation de documents sur un appareil mobile est rapide et facile, mais les résultats ne sont pas toujours aussi cohérents que ceux que vous pourriez obtenir avec un scanner de bureau. C’est pourquoi il est préférable d’utiliser un éclairage clair et direct sur votre document. Les ombres et la lumière indirecte peuvent rendre certaines parties du document illisibles après la numérisation. Un autre bon conseil à garder à l’esprit est de tenir l’appareil directement au-dessus du document pour éviter de déformer la numérisation.
Comme la plupart des smartphones sont équipés d’un bon appareil photo de nos jours, vous pouvez numériser des documents en haute qualité en utilisant l’une des applications de numérisation de documents dont nous avons parlé. En outre, la numérisation de PDF avec votre téléphone peut être plus rapide que l’utilisation d’un scanner de bureau. En fin de compte, non seulement c’est facile et sans tracas, mais cela peut aussi vous faire gagner du temps.
